Por meio de um passo a passo simples, você gerencia melhor seus processos e permite aperfeiçoar os indicadores de RH
“Você está sendo chamado na sala do RH”. Aí está uma frase que certamente não gostamos de ouvir, já que, muitas vezes, não termina bem. O papel de Recursos Humanos em uma empresa é comumente visto como monitorador do trabalho dos outros setores. Por isso, para um profissional que não atua na área, ouvir sobre gestão e monitoramento de indicadores de RH pode parecer loucura. ‘Por que eles têm de gerir e monitorar seus processos se o trabalho deles é justamente fazê-lo para os outros?’, poderia perguntar um desavisado.
“Se você não mede algo, não pode aperfeiçoá-lo”, responderia Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna. Independentemente de sua área de atuação, é sempre recomendável encontrar formas de medir e parametrizar seu trabalho, pois é a melhor maneira de identificar os pontos positivos e negativos e acompanhar aquilo que está progredindo ou retrocedendo. Isso não é diferente para os indicadores de RH.
Pode soar estranhamente para os outros, mas você, ao contrário, sabe como os indicadores de RH são indispensáveis ao seu dia a dia, tanto para gerar conhecimento sobre o processo como para fundamentar a tomada de decisão. Mas nosso objetivo, aqui, não é ratificar a importância dos indicadores de RH, mas sim ajudá-lo na gestão e monitoramento deles.
Muitas vezes, temos os indicadores de RH todos bem definidos, mas pecamos em sua gestão. Isso pode afetar sua eficiência e, em última instância, até inutilizá-los, já que eles não medem com a mesma qualidade que deveriam. Por isso, para monitorá-los, é necessário determinar diretrizes de controle, de modo que se possa apurar e documentar regularmente a performance de seus indicadores.
Não é difícil. Tudo isso pode ser administrado facilmente em uma planilha de Excel, por exemplo – e nem é preciso ser especialista na ferramenta para fazê-lo. A palavra chave para gestão e monitoramento é organização. Se cada etapa não for bem definida e houver rigor em sua execução, corre-se o risco de comprometer todo o processo.
Mas fique tranquilo: o passo a passo abaixo lhe auxiliará nessa tarefa de gerir e monitorar os indicadores de RH!
Como tudo na vida, o gerenciamento de indicadores de RH também exige que se comece do começo. A má definição de sua função pode acarretar desempenho insatisfatório. Por isso, o primeiro passo é delimitar seus indicadores: eles não podem ter a pretensão de abocanhar tarefas que caberiam a outros, mas também não podem ser imprecisos e não prover o que deles se espera.
Organize uma ficha técnica contendo nome, descrição, fórmula e tipo de métrica. Vamos a um exemplo prático – que usaremos em todo o passo a passo: suponha que você precise saber o tempo que a área de RH leva para recrutar e selecionar novos colaboradores. O nome do indicador será tempo médio de recrutamento e seleção, descrito como tempo médio necessário para recrutar e selecionar novos colaboradores, regido pela fórmula tempo total para recrutar e selecionar novos colaboradores/número total de colaboradores selecionados, medido em dias.
Pronto! Já temos a ficha técnica!
De quanto em quanto tempo é necessário coletar informações de seus indicadores? É aqui que entra a frequência de apuração, acompanhada inevitavelmente de disciplina. Se foi definido que o indicador será apurado a cada duas semanas, deve-se fazê-lo impreterivelmente; caso contrário, não será possível adotar a tempo as medidas necessárias segundo os resultados apresentados por ele.
Em nosso caso hipotético, a periodicidade da apuração poderia ser semestral. Sabendo, a cada seis meses, o tempo médio de recrutamento e seleção, pode-se proporcionar os subsídios à definição dos passos seguintes.
Cada indicador deve ter um “dono” – ou mais, dependendo de sua complexidade –, alguém que se responsabilizará por apurá-lo. Caberá a essa pessoa coletar os dados que compõem a fórmula e, dentro dos prazos estipulados, sintetizar as informações.
Normalmente, o responsável pela apuração é uma pessoa diretamente relacionada à operação. No exemplo em que nos estamos baseando, faria sentido eleger o gerente de Recursos Humanos como dono do indicador, já que ele participa de todo o processo seletivo e pode documentar o tempo que se leva para concluí-lo.
É preciso, também, escolher um responsável pelo reporte do indicador, alguém geralmente hierarquicamente superior, com poder de decisão, que avaliará as informações providas pelo indicador e, a partir delas, concluir quais ações serão tomadas.
O diretor da área poderia ser o responsável pelo reporte do indicador de tempo médio de recrutamento e seleção.
Não faz sentido algum cumprir todas as etapas anteriores se não existir uma fonte de dados precisa para alimentar o indicador. É função do responsável pela apuração garantir que haja documentação formal constante e organizada de tudo que for necessário ao cálculo da fórmula.
O gerente de RH, em nosso caso, estaria incumbido de assegurar que sejam documentados todos os processos seletivos, do recrutamento à contratação, de modo que possam ser inseridos os valores na equação e, dela, extraídas informações para orientar a tomada de decisão.
O que seria do mundo sem as metas? Não deve existir sequer uma empresa em que a palavra nunca tenha sido mencionada. E ela vale para os indicadores de RH também: conforme as informações forem apresentadas, pode-se estipular uma meta considerada ideal. Primeiro, determina-se o baseline, que representa o valor atual do indicador dentro do tempo de apuração. Em seguida, deve ser definida a variação que se espera no indicador e o período dentro do qual se pretende atingi-la.Um método bastante eficaz para estipulação das metas é o SMART, detalhado neste artigo do nosso blog.
Para o caso do tempo médio de recrutamento e seleção, em uma situação hipotética, considere que o primeiro valor apontado pelo indicador seja de 30 dias. Depois de todo o processo feito, o responsável pela área poderia sugerir uma redução de 33% - para 20 dias - no período de um ano. Finalmente temos a meta e o passo a passo completos!
Mas não se esqueça da nossa palavra-chave, organização. Para a gestão, é conveniente montar um dashboard compilando todos os indicadores monitorados pela área, proporcionando uma visão geral da operação.
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