Visite, conheça e aprenda: Descubra por que Benchmarking não tem a nada a ver com copiar!

Você já ouviu falar em benchmarking? Ela é uma ferramenta de gestão criada pela Xerox na década de 1970, como resposta aos competidores japoneses no mercado de copiadoras. A ideia do benchmarking é ser um processo de aprendizado que busca identificar, compreender e aproveitar os resultados e boas práticas das organizações, visando aprimorar seu próprio trabalho.

Ironicamente, foi numa visita os laboratórios da Xerox que Steve Jobs copiou duas ideias que estavam sendo desenvolvidas na empresa: o mouse e interface gráfica. Mas não se preocupe: ninguém irá copiar nada da sua empresa num benchmarking!

E é sobre isso, a necessidade do benchmarking e o medo de ser copiado, que conversamos com Dórian Bachmann e Osnildo Cercal Júnior, dois profissionais que trabalham com este método de aprendizagem em suas empresas.

Eles comentaram por que esta pode ser uma boa iniciativa, principalmente para o RH, que pode ser uma vitrine para trazer e disseminar boas práticas na empresa. Inclusive o próprio benchmarking!

Confira as entrevistas!

Por que o benchmarking é tão comum e necessário entre as áreas de RH?

Dórian Bachmann (Diretor Técnico da Bachmann & Associados) - Na verdade, as empresas ainda são muito fechadas e o benchmarking não é tão comum como deveria, considerando as vantagens que traz. Por ser uma técnica de gestão que deve ser disseminada nas organizações, o RH deveria ser o primeiro a adotá-la para servir de piloto e exemplo para as demais áreas. Mas, devido à competição e à cultura interna, geralmente os departamentos de produção são os que mais fazem benchmarking.

Na área de RH, a comparação de resultados dos indicadores permite identificar aspectos que têm maior potencial de melhoria - por apresentarem desempenho inferior ao de empresas semelhantes - e a estabelecer metas mais desafiadoras, porém factíveis.

Osnildo Cercal Júnior (Gerente de Recursos Humanos na Winov) - A troca de ideias e informações entre RHs é importante para disseminação de boas práticas, principalmente nas que fogem aos métodos burocráticos. Essas já têm seus padrões e formas particulares de fazer, mas as ideias que são voltadas às pessoas e desenvolvimento delas têm muita coisa por se fazer. A troca é a melhor forma de conhecer, testar e aplicar em seu ambiente já que resultados já foram mensurados.

 O que um RH precisa ter em mente na hora de fazer um benchmarking?

Dórian Bachmann - Como as demais áreas da empresa, o RH pode usar o benchmarking com vários propósitos. Por exemplo, para identificar aspectos que têm maior potencial de melhoria por apresentarem desempenho inferior ao de organizações semelhantes ou para estabelecer metas mais desafiadoras, porém factíveis. Afinal, se outra empresa já conseguiu determinado nível de desempenho, as pessoas sabem que o resultado é possível e se sentem mais motivadas a querer superar a marca.

O benchmarking também pode ser usado para melhorar seus processos. Nesse caso, dependendo das características do processo a ser aprimorado, e do nível de melhoria pretendido, há várias opções, como buscar as boas práticas em livros, revistas e internet; participar de grupos e fóruns da sua área; participar de visitas técnicas, contratar consultorias especializadas e, claro, visitar ou fazer reuniões com empresas que te interessam, deixando bem claro o objetivo de aprendizagem.

Em resumo, na hora de fazer benchmarking a empresa precisa em primeiro lugar decidir seu propósito e, em seguida, escolher a forma como vai buscar as informações.

Osnildo Cercal Júnior - Na hora do Benchmarking é importante ter restrição apenas com informações confidenciais, no mais é ser aberto para dar e receber conhecimento. Apresentação de material organizacional com projetos desenvolvidos, seus resultados, como foi a recepção inicial, se gerou o resultado esperado, onde foi a curva de aprendizado, materiais usados, livros, materiais de pesquisas utilizados, dicas do que deu errado e como consertou. Tudo isso é possível sendo ético e mantendo empresas concorrentes ou clientes sem esconder nada, mostrando o suficiente da área. E o importante, inspirar mudanças.

Por que fazer benchmarking é diferente de copiar?

Dórian Bachmann - Porque, pela própria definição, é um processo de aprendizado que consiste em identificar bons resultados, entender como são obtidos e adaptar essa prática ou processo à sua organização, levando em conta peculiaridades como cultura organizacional, conhecimentos e habilidades da equipe, recursos disponíveis e restrições legais (patentes, licenças, etc.).

Osnildo Cercal Júnior - É diferente de copiar porque nem tudo que serve na minha empresa serve para a outra, mas a ideia é gerar inspiração para mudanças, os testes servem para isso. Vou à empresa, observo o que é feito, me informo dos resultados, entendo se é aplicável, se posso fazer igual. Ou apenas me inspiro para ações com mesmos fins, mas de forma diferente.

Uma empresa quer fazer benchmarking com a minha. Como eu posso apresentar os meus processos sem cair numa postura de “estou me revelando para o concorrente”?

Dórian Bachmann - O preparo de um encontro para fins de benchmarking deve ser detalhado e cuidadoso, com os temas ou processos que serão objeto de debate previamente delimitados. Assim, pode-se combinar que serão trocadas ideias sobre as práticas de capacitação da equipe (formas de escolher os treinamentos, indicadores para medir a eficácia, técnicas com melhor resultado, etc.) e que não serão tratados os processos de recrutamento e seleção. O importante é que essa conversa seja aberta, transparente e de interesse das organizações.

Osnildo Cercal Júnior - O "como" é importante, mas não precisa ser com tons  de segredos a sete chaves. Se a ideia é inspirar não preciso entrar no mérito de nome de clientes, valores de contratos ou nomes das pessoas. É possível se planejar com material do que é feito, como é feito e os resultados atingidos. RH nessa hora tem a incrível oportunidade de gerar empatia e inspiração, seja para um cliente ou concorrente, porque boas ideias e práticas precisam ser compartilhadas sem medo e o propósito precisa ser esse: "inspirar pessoas e empresas a serem melhores".