Feedback em tempo real: o que é, por que adotar e como aplicar

Quanto tempo você gasta com uma avaliação de desempenho? Profissionais e especialistas da área de Recursos Humanos vêm debatendo a eficácia dessas avaliações anuais há muito tempo, levantando inúmeras questões quanto ao melhor modelo de feedback para os colaboradores nos dias de hoje.

O feedback tem sido um componente essencial para o gerenciamento de desempenho dos colaboradores. No entanto, com a entrada de uma nova geração no mercado de trabalho, as necessidades de negócios em constante mudança e a crescente divisão de habilidades estão cada vez mais exigindo processos de avaliação mais ágeis e com feedback em tempo real e contínuo. 

Para entender melhor a importância da prática, conversamos com Kátia Giorgi, psicóloga e consultora de RH e Danieli Wegermann, treinadora e coach de liderança de alta performance e professora de Gestão de Pessoas da Live University. Continue lendo e confira!

1 – Primeiramente, o que é o feedback em tempo real e como isso pode facilitar as avaliações de desempenho?

Danieli - Feedback em tempo real é uma das formas mais eficazes de desenvolver seu time e seus colaboradores. A maior parte do aprendizado, 90% dele, acontece on-the-job e por meio da aprendizagem social, o feedback une essas duas variáveis.

A função principal de um líder é ser o treinador do próprio time, analisando pontos fortes e gaps, buscando oportunidades de desenvolvimento e gerando experiências de aprendizagem. Então, buscar o estado da arte em dar e receber feedback é essencial para a alta performance de um gestor e de sua equipe!

Se o líder focar diariamente nesta tarefa, a avaliação de desempenho deve fluir naturalmente, como uma simples consolidação do trabalho feito ao longo do ciclo, focando no desenvolvimento do liderado para o próximo. Se houver desacordo ou surpresas na hora de consolidar a autoavaliação e a avaliação de liderança, pode ter certeza, algo falhou no processo de alinhamento e feedback ao longo do ano.

Kátia - Para mim, o feedback em tempo real é o método de avaliação de desempenho mais eficiente que tem, pois você trata as situações de forma pontual, quando ocorre, e assim você consegue contribuir efetivamente para o desempenho do colaborador e evita desencontro de informações.

2 – Como o feedback em tempo real pode influenciar na motivação e satisfação do funcionário?

Danieli - Segundo o Gallup, numa pesquisa feita com 17 milhões de colaboradores em 65 países, três dos principais fatores que fazem alguém querer ficar em um time ou empresa tem relação direta com o feedback. Os fatores que mais fazem alguém querer ficar são: reconhecimento pelo líder na última semana, sentir que o seu líder se preocupa ele como um indivíduo e também com seu treinamento e desenvolvimento.

Um líder que tem a prática constante e humanizada de feedback, consegue atender a estas três necessidades com mais facilidade e, logo, mantém um time mais engajado e motivado.

E quando eu falo em feedback humanizado, quero dizer que o líder tem a responsabilidade de conhecer boas técnicas de feedback, ter empatia para entender o impacto emocional que a sua mensagem e a forma dela causam no seu liderado e dar feedback consciente disto.

Além disso, muitos líderes são especialistas em dar apenas feedbacks negativos, ou seja, aqueles em que deixa claro o que precisa ser melhorado. Um líder de alta performance é o gerente do clima de seu time e sabe que, segundo os estudos da psicologia positiva, para cada emoção negativa que acontece no ambiente de trabalho, é necessário que pelo menos outras duas positivas aconteçam para equilibrar a balança química emocional e permitir um estado propicio ao crescimento e desenvolvimento em sua equipe. Se descuidar disso, o feedback passa a produzir efeitos mais negativos do que positivos.

Kátia - Depende de como esse colaborador vai entender e aceitar esse feedback. Esse tema é bem delicado. Mas sempre o fiz de forma objetiva e clara, deixando evidente ao colaborador que a intenção é a ajuda e desenvolvimento.

3 – Um acompanhamento próximo e constante ajuda a manter as metas individuais do profissional alinhadas com as do negócio? Que tipo de retorno uma empresa pode ter com esse tipo de feedback?

Danieli - Com toda a certeza! Eu sempre digo que um dos primeiros passos para feedbacks mais eficazes é começar com um bom alinhamento de expectativas entre líder e liderado. Combinar o jogo sobre o convívio no dia-a-dia e também na hora de delegar atividades evita que vários feedbacks corretivos sejam dados.

Lembro-me de um CEO que ajudei com coaching sobre este tema, que ao delegar aos seus diretores, esperava que eles reportassem o status dos projetos semanalmente mencionando os eventos mais críticos e como foram solucionados, enquanto que os diretores tinham a certeza de que a melhor conduta era só reportar quando acontecesse algo que ultrapassasse a alçada deles ou que fosse extremamente crítico ao negócio. O CEO os achava muito relapsos com os follow-ups e os diretores achavam o líder muito centralizador. Acabavam gastando muito tempo com “DRs” desnecessárias por conta disso. Assim que passam a ter um acordo de convivência claro sobre estes comportamentos, tipos e frequência de reportes e de quem era a responsabilidade por iniciá-los se tornaram mais produtivos e estabeleceram uma relação de confiança mais consolidada.

Lembrando, que segundo Goleman, o estilo de um líder influencia em até 20% do resultado do negócio! Então, alinhamento de metas pessoais às de negócio e acompanhamento constante por meio de feedback adequado são essências para resultados superiores.

Kátia - Com certeza. Assim os colaboradores podem ter, de forma clara, a expectativa que a empresa tem em relação a eles e seus resultados. Os ganhos podem ser bem positivos, como por exemplo, o desenvolvimento de um funcionário comprometido com a entrega de fato, pois sabe as regras claras do jogo.

4 – De acordo com a metodologia Lean, o fracasso é inevitável para o sucesso, mas é necessário que ele seja superado de forma rápida, possibilitando implementar ações corretivas com mais eficácia. O feedback contínuo segue o mesmo raciocínio? Quais os benefícios dessa estratégia?

Danieli - Sim! O primeiro passo para implementar uma cultura de feedback no seu time é parar de dar feedback. Isto mesmo! Os estudos da neuro liderança mostram que é muito produtivo que o líder se torne o modelo de receber feedback da sua equipe.

Se a equipe nota que o líder recebe o feedback bem, sem grandes comoções emocionais, agradece de maneira autêntica ao liderado por investir tempo e energia no seu aperfeiçoamento e melhora sua performance por meio das informações recebidas, o time passa a buscar a mesma prática.

Nem sempre receber feedback é fácil ou indolor. Mas podemos desenvolver mais resiliência e maturidade emocional, nos propondo constantemente desafios que amplifiquem nossos limites atuais.

Como um atleta de alta performance se desafia a diminuir o seu tempo em alguns milésimos de segundo a cada treino e isto garante a eficácia continua, um líder pode se desafiar a iniciar a sua jornada de desenvolvimento desta competência pedindo feedbacks mais confortáveis e ir constantemente aumentando o nível e a frequência do desafio.

Se você está começando a caminhada, pode pedir feedbacks do tipo “o que eu poderia ter feito diferente nesta reunião para que ela fosse mais produtiva?” ou “como eu poderia ter te dado este feedback de forma mais leve e produtiva?” e em pouco tempo você tende a não sentir tanto desconforto ao receber feedback e também vai começar a superar os estágios de surpresa, angústia e rejeição mais rapidamente, chegando aos estágios de aceitação e de habilitação para a mudança com mais agilidade.

Kátia - Sim. Um exemplo de beneficio pode ser a correção imediata de possíveis problemas internos, trabalhando na causa “raiz”, assim como o Lean.

5 – Como a evolução tecnológica e o consequente RH 4.0 pode impactar na prática do feedback dentro das organizações? Nesse contexto, quais as perspectivas para o futuro? 

Danieli - Estamos em plena revolução exponencial. O líder, colaborador ou negócio, que ainda acreditam ter todas as respostas, estão fadados ao insucesso. Neste contexto, uma comunicação mais aberta dentro do time, permite que enxerguemos as questões por diferentes óticas e agilizemos nossa adaptação evolutiva a um cenário de constantes mudanças.

Desenvolver a competência de dar e receber feedbacks com naturalidade e evitando desgastes emocionais desnecessários se torna um fator chave para a sobrevivência dos negócios e para a própria inovação hoje.

Para ter uma ideia, quando se utilizam equipamentos de ressonância magnética funcional para analisar o que acontece no cérebro de liderados que estão recebendo um feedback coercitivo, nota-se que as áreas de cognição mais elaborada, criativas e colaborativas tendem a “desligar-se”, enquanto que as regiões mais reativas , ligadas à sobrevivência, se mostram mais ativas.

Ou seja, num contexto hi-tech, nunca se fez tão necessário termos líderes “hi-people”, que desenvolvam conhecimentos profundos de como as pessoas funcionam e como podemos extrair os melhores resultados por meio delas.

Se liderar pelo medo, vergonha e coerção chegaram a ser tolerados por algumas organizações em outras eras, hoje esta é uma grande ameaça aos negócios, uma vez que não podemos nos dar ao luxo de perder produtividade por nosso colaborador sofrer assaltos emocionais constantes e gastar o tempo e energia que investiriam no negócio, se recuperando da má gestão de um líder dissonante.

Kátia - Entendo que se terá ainda mais tempo para se dedicar ao colaborador. Com sistemas e informatização, a possibilidade de se olhar mais para o colaborador é maior.

6 – Por fim, você poderia dar algumas dicas de como colocar um feedback contínuo em prática hoje em dia?

Danieli - Combine o jogo – conversas sobre o que é feedback e como a prática dele se dá na equipe ajuda muito que seu time tenha a mesma linguagem e modelo mental de feedback. Compartilhe textos, estimule a prática de cumbucas e grupos focais sobre o tema.

Peça feedback constantemente – se torne o exemplo do seu time de que realmente é possível receber feedback de forma leve e crescer com eles.

Gerencie a proporção de feedbacks de correção e de reconhecimento – lembre-se de gerenciar o clima organizacional de sua equipe: pelo menos duas emoções positivas para cada negativa!

Dê feedbacks específicos e que evitem julgamentos – Evite feedbacks como “você estava desatento na reunião de ontem” e especifique o comportamento que te causou a impressão “você atendeu ao celular três vezes durante a reunião” ou “você precisou pedir três vezes que as pessoas repetissem informações”.

Mencione o impacto das ações do indivíduo – um bom feedback mostra ao individuo o quanto a melhoria ou manutenção do comportamento adequado afetam os resultados do negócio, do time ou de carreira. Sem isso, você corre o risco do seu time encarar o feedback como um mero “capricho ou pegação no pé”.

Kátia - Posso te dizer do que Já fiz. Eu tinha uma equipe de oito pessoas e tinha um horário marcado com cada colaborador toda semana, para falar de demandas, dificuldades e acertar o que era necessário.

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