Onboarding: saiba como atrair e reter talentos para sua organização

As empresas que implementam processos sólidos de integração costumam ter uma retenção de funcionários significativa e maior satisfação em níveis gerais de produtividade. Esses benefícios provém do treinamento onboarding, presente antes mesmo da contratação de qualquer funcionário.

Uma integração bem-sucedida não para no primeiro dia de um novo contratado. À medida que você continua expandindo seus negócios, é necessário implementar um processo de treinamento e adaptação para ter sucesso com seus colaboradores. Quanto mais pessoas entram “a bordo”, maior será a expectativa de uma experiência impactante, certo?

Para nos ajudar a entender melhor o que é onboarding e como aplicá-lo na prática, conversamos com Priscila Matos, diretora associada de recursos humanos na Biomarin Brasil Farmaceutica e Izabel Rocha, gerente de Suprimentos da JBS e professora na Live University. Continue a leitura e confira!

1 - Qual a importância de incorporar o treinamento onboarding na organização?

Priscila - O processo de onboarding é muito importante para garantir uma integração mais rápida e eficiente ao novo funcionário, dar conhecimento das regras internas e políticas e também para assegurar que fatores cruciais da cultura sejam incorporados desde o início do trabalho.

Outro ponto importante é que, para esse novo funcionário, é possível criar um network. Assim, este pode conhecer outros colaboradores que também estão chegando à companhia.

Izabel - O treinamento onboarding é fundamental para que os novos colaboradores possam se integrar à nova empresa, conhecer e entender sua cultura e processos.

2 - Na prática, como fazê-lo? É responsabilidade somente do RH ou também envolve demais áreas?

Priscila - O RH e a área de treinamento geralmente são os idealizadores e organizadores da prática, porém ter o envolvimento de outras áreas é crucial! Não é possível fazer sozinho, para ser um programa eficaz, é necessário abranger as principais áreas da companhia. Além disso, outro ponto muito importante é o apoio da alta liderança, para que o programa se mantenha estratégico e vivo.

Izabel - Acredito que o RH possa organizar o processo e sugerir qual seria a melhor trilha para cada colaborador, mas todas as áreas e pessoas que o colaborador terá mais contato podem dar suporte e ajudar no processo de integração.

3 - Quais erros em um treinamento onboarding podem causar prejuízos à organização?

Priscila - O maior erro é não ter um programa de onboarding. Mas também ter um que seja desconectado com a cultura e os valores da empresa pode trazer sérios problemas. Além disso, a falta de padrão prejudica muito, não podemos ter cada pessoa com uma experiência diferente no onboarding e estando na mesma empresa, tira a credibilidade.

Falta de organização e respeito à agenda também é um fator crítico, bem como a falta de sponsorship da alta liderança, que desengaja os outros participantes.

Izabel - Os erros mais comuns são: não envolver no treinamento todas as áreas e pessoas que o colaborador terá contato e não investir tempo adequado para falar sobre a cultura organizacional.

4 - Qual é o tempo recomendado para um treinamento onboarding?

Priscila - Não existe uma fórmula mágica, tem que ser de acordo com a realidade de cada empresa, porém ficar muito longo ou muito curto pode não ter o efeito desejado, usualmente são de três a cinco dias, mas insisto que depende de cada empresa.

Izabel - Pode variar muito. Em algumas empresas chega a seis meses de treinamentos diversos (técnicos, acompanhamento da nova função, comportamental), o que facilita muito o processo de integração à nova cultura.

5 - Como lidar com a integração de funcionários quando há diferentes escritórios, sem um RH centralizado? Nesse caso, quais são as dificuldades que a companhia enfrenta para ter um treinamento em onboarding?

Priscila - Neste caso o que gera é um aumento de custo e logística, na empresa em que eu trabalho fazemos pelo menos três vezes ao ano um encontro presencial de uma semana com todos os recém admitidos.

Ainda é possível usar tecnologias disponíveis para fazer remoto, mas asseguro que presencialmente é sempre melhor.

Izabel – Usando a tecnologia. Nesses casos é possível fazer treinamentos on-line, de forma que independentemente de onde o colaborador esteja, este possa se sentir parte da empresa.

6 - O onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho do colaborador. Sendo assim, quais são os primeiros passos na contratação e propriamente no primeiro dia?

Priscila - Hoje se fala muito na experiência do colaborador, então prover algo diferenciado desde a entrevista tem sido o que os RH´s mais estratégicos estão buscando. E seguir essas etapas com muito respeito e ética, o que são pontos básicos, mas infelizmente por vezes esquecidos. Isso é crucial para o processo e para a imagem da empresa.

Cumprir com o que é prometido e falado, ser pontual, apoiar a integração e ter empatia são outros fatores fundamentais.

Além disso, trazer um toque de individualidade também é muito apreciado, como Kit de interação, boas-vindas na mesa, dentre tantas outras ações. No geral é fazer aquela pessoa que está entrando na empresa se sentir especial e valorizado.

Izabel - Na contratação é imprescindível a transparência e clareza no processo. A nova função, os desafios, benefícios; e no primeiro dia que ele se sinta acolhido, parte do processo.

7 - Como o onboarding funciona para funcionários remotos? Há algum tipo de programa especial ou acontece da mesma forma daqueles alocados no escritório?

Priscila - Hoje o e-learning é muito utilizado, existem muitas ferramentas de LMS (Learning Management Systems) que proporcionam trilhas de treinamento e integração.

Izabel - Quando há funcionários remotos, de forma geral, os mesmos no primeiro dia podem ir até o escritório mais próximo e segue com o treinamento de forma on-line.

8 - Como as novas tecnologias podem contribuir na prática para um treinamento onboarding? É possível se apropriar das novas tecnologias para aprimorar o treinamento? Se sim, como?

Priscila - Podem encurtar distâncias, formalizar e documentar treinamentos e ser uma solução intermediária no caso de não poder ter uma experiência presencial.

Hoje existem incontáveis ferramentas que aproximam, mas eu ainda acredito no poder do encontro pessoalmente. Mesmo que não imediato, acho que se puder ele deve acontecer.

Izabel - As novas tecnologias podem e irão contribuir de forma significativa para os treinamentos onboarding. Pois, no mundo contemporâneo, a nova geração que está no mercado quer ter acesso onde e quando quiser, sem a obrigação de ficar numa sala de aula, com mais interatividade e claro com mais velocidade.

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