Relações de trabalho e Coronavírus: o que as empresas podem aprender com a pandemia
Nas últimas semanas o mundo tem enfrentado uma nova realidade diante da pandemia global decretada pela Organização Mundial da Saúde (OMS) que, em questão de dias, transformou a rotina de todos especificamente nas relações de trabalho, em que muitos colaboradores adotaram o regime Home Office por tempo indeterminado.
Apesar de o cenário ser incerto para empresas de todo o país, é fundamental olharmos para a operação dos colaboradores, uma vez que, mais do que nunca, é um pilar imprescindível para garantir a continuidade dos processos em busca de minimizar os impactos econômicos causados pelo covid-19.
Nesse contexto, tendo a jornada de trabalho virtual como única alternativa, como as empresas devem se posicionar em relação a essa forma de trabalho e como os líderes devem dar continuidade às operações de maneira produtiva acompanhando a entrega dos resultados pela equipe?
Convidamos Danieli Wegermann, professora na LiveU e coach de liderança e carreira, para trazer sua visão acerca do teletrabalho, liderança e Transformação Digital em meio à crise do país e como prosseguir os processos com eficiência ou enxergá-los como oportunidade para aquelas que ainda não o utilizam. Confira!
1. Em virtude do COVID-19 o Home Office tem sido a principal alternativa para combater a pandemia, uma vez que o isolamento social é a principal medida para evitar a proliferação do corona vírus. No entanto, muitas empresas que adotaram a prática não sabem como direcionar os colaboradores para a operação dentro de casa. Sendo assim, como a liderança pode instruir seus funcionários ao estabelecer uma rotina profissional dentro de casa? Quais atitudes devem vir deles?
Danieli – A transição para o modelo de home office pode ser realmente um desafio para as empresas e gestores mais tradicionais, por isto é essencial focar energia no que realmente importa no quesito produtividade: resultados.
Alguns gestores ficam tentados a se dedicar a assegurar que o colaborador estará na frente do computador durante toda a jornada de trabalho, ligando para o celular dele constantemente, enviando whatsapp e e-mails monitorando o tempo de resposta e até mesmo querendo controlar o comportamento do liderado em itens pouco relevantes para a empresa. Isso não necessariamente trará efetividade para a equipe.
O essencial é que o líder estabeleça acordos claros com o liderado, alinhando as expectativas de comportamento e performance nesta nova modalidade. Alguns temas devem ser alinhados, tais como:
a) Que acordos de entregas diárias e semanais devem ser cumpridos pelo colaborador. Deixe claro quais atividades, prazos e nível de prioridade de cada uma delas. Seu principal papel como líder nesse cenário é ajudar o seu time a não perder perspectiva pelo distanciamento geográfico e assegurar-se de que ele tem clareza e as ferramentas necessárias para realizar as entregas.
b) Qual nível de follow-up será necessário e quem será responsável por iniciá-lo. Esse item pode diminuir muito o stress das duas partes, pois nem o colaborador se sentirá constantemente cobrado e nem o líder ansioso por controle.
c) Quais os momentos do dia em que o colaborador deve ficar atento às notificações de whatsapp, e-mail ou similares recebidas. Lembre-se que se a sua equipe precisa ficar o tempo todo checando estas comunicações, dificilmente conseguirá se concentrar em temas com maiores exigências cognitivas ou terminará o dia exaurida – neurocientificamente já sabemos que o cérebro só processa uma coisa de cada vez. Sempre que a atividade permitir, combinem períodos como início e final da manhã e da tarde e depois desapeguem, assim ambos podem trabalhar com mais leveza e alta performance.
d) Quais canais de comunicação utilizarão para situações emergenciais? Combinar protocolos específicos para isso ajuda bastante! Por exemplo, se combinarmos de ligar nesses casos, o colaborador consegue focar com tranquilidade na entrega e não precisa se sentir preso ao celular.
e) Quais ferramentas online utilizarão? Há necessidade de treinamento prévio? Quem da sua equipe ou de outra pode ajudar com isso?
f) Breves reuniões podem ajudar a manter o time engajado e menos distante. Considere utilizar técnicas de gestão de projetos, como scrum board para isso. Explicando de maneira muito simples, o líder pode manter um dashboard atualizado.
Todos os dias ele realiza reuniões breves, de até 15 minutos, simplesmente avaliando três itens: O que foi feito ontem? O que será feito hoje? Há algum problema atrapalhando? Caso a equipe aponte algum obstáculo, o mesmo deve ser solucionado posteriormente, evitando tomar tempo do time todo. A ideia aqui é agilidade! Quando essas reuniões são feitas presencialmente, elas podem ser feitas em pé mesmo para contribuir com este mindset. Quando realizadas online, você pode deixar um colaborador responsável por ser um timer kepper ou deixar um cronômetro aparecendo na tela, como esse ou esse para mensurar o custo da reunião.
2. Muitas empresas já praticam o recrutamento online. E tendo em vista o momento que o país está passando, a tendência é que esse seja o único meio para dar continuidade às atividades. Nesse contexto, como as empresas podem aproveitar esse momento para se desenvolver tecnologicamente?
Danieli – Podemos aproveitar esse momento de crise para catalisar da Transformação Digital de algumas empresas. Partindo do pressuposto que os colaboradores dos diversos níveis e áreas organizacionais possuem diferentes graus de desenvolvimento tecnológico, esse momento trará vários inputs de quais são as necessidades. Cabe aqui às áreas de DHO – Desenvolvimento Humano Organizacional – aproveitar esses inputs, analisar as demandas X estratégias de crescimento da organização e desenhar experiências de aprendizagem para auxiliar os colaboradores a alcançarem seu próximo nível de desenvolvimento, que pode ser desde aprender um pouco mais sobre excel, ferramentas de call conferences, aprender o básico de programação para automatizar atividades repetitivas que poderiam ser facilmente realizadas por bots ou uso de softwares de gestão de projetos, por exemplo. Uma gestão estratégica de pessoas assumirá aqui o protagonismo do desenvolvimento de pessoal para que possa performar com mais tranquilidade em crises futuras.
3. A prática do HO pode causar distrações levando à falta de organização e dificuldade no autogerenciamento. Por isso, quais dicas você dá para aquele profissional que particularmente possui dificuldades em trabalhar dentro de casa? Como ele pode manter o seu nível de produtividade igual quando feito dentro do escritório?
Danieli – Não acredito em fórmulas mágicas que se aplicam a todas as pessoas da mesma maneira. Dessa forma, conhecer o seu próprio perfil comportamental e os gatilhos que geram distrações à sua produtividade é essencial para criar planos de ações bem efetivos. De maneira mais geral, se fossemos separar as pessoas em quatro grandes grupos, eu poderia listar algumas dicas:
a) Executores: pessoas mais dominantes e que naturalmente tem uma tendência mais forte à execução e resultados. A mente delas funciona como um grande checklist e o mundo parece funcionar em câmera lenta e tendem a só ficar tranquilas quando conseguem finalizar todas as atividades listadas. O grande perigo aqui quando falamos de home office é no momento em que esse perfil perde de vista os limites que permitem uma harmonia entre a vida profissional e pessoal. A dica aqui seria estabelecer diariamente quais são esses limites e realmente parar ao atingi-los. Estabelecer como meta atividades ligadas às demais esferas da sua vida, como saúde física, lazer e familiar é fundamental. Isso vai te ajudar a se manter produtivo de maneira sustentável, uma vez que ainda não temos clareza de quando a crise vai acabar.
b) Comunicadores: pessoas voltadas ao relacionamento e influência e que, por isso, tendem a preferir uma boa conversa à realização de atividades e por isso, podem perder o foco com mais facilidade. Nesse caso, é muito importante que comecem o dia definindo as tarefas que são prioridades, ao iniciar cada uma delas defina com clareza no que você vai focar a atenção naquele momento e se pergunte constantemente se a sua energia realmente está focada nisso, post-its e lembretes podem te ajudar a se manter atento a isto. Se possível, combine follow-ups mais frequentes com seu gestor, parceiro de time ou outra pessoa da sua rede de apoio. Cuidado aqui com as redes sociais e outras distrações! Delimite seu tempo e momento para usá-las e cuidado com a autossabotem.
c) Analistas: pessoas mais dadas aos detalhes e que tendem a buscar a perfeição em tudo o que fazem. Como são muito autocríticas, podem ter um viés de achar que suas entregas nunca atingem um nível de qualidade satisfatório e com isto perderem os prazos das entregas. Em home office, esta tendência pode ficar acentuada, sobretudo se não tiver um bom apoio de sua liderança. Para esses casos, é muito importante combinar bem as regras do jogo com seu gestor antes de iniciar as suas atividades. Clarifique bem a qualidade e prazos que são esperados e se policie para manter-se fiel a isso. Esta atitude contribuirá muito para seu nível de autocobrança e evitará a necessidade constante de pedir feedback ao seu gestor.
d) Planejadores: pessoas que têm sua vida meticulosamente planejada e por isso gostam de estabilidade. Podem ter dificuldade com mudanças, tem grande necessidade de pertencimento e podem ter medo de magoar as demais pessoas. Para esse perfil, é necessário que o espaço em que realizará o home office seja bem organizado e que tome cuidado para que o medo de magoar eventualmente não o torne muito indireto nas comunicações, que num modelo de home office, pode acabar tomando muito tempo. A dica aqui é buscar caminhos para manter-se conectado com o senso de time, como calls, breves reuniões e interações.
4. Em sua opinião, qual a lição que a pandemia tem passado sobre as relações de trabalho? Qual mensagem as empresas que sempre apresentaram resistência ao Home Office estão recebendo agora?
Danieli - Uma das grandes lições que aprendemos nesse cenário é, sem dúvida, como devemos dar mais atenção à gestão de riscos nas empresas. Muitas empresas se perceberam despreparadas, sem planos de contingência e deixando seus gestores desinformados de como proceder em cada evolução da crise.
Além disso, ainda é comum empresas encararem o home office apenas como um benefício para os colaboradores e esquecem de que em momentos como esse, é uma ferramenta que pode fazer toda a diferença na manutenção do negócio. Assim, discutir, desenvolver políticas e culturas maduras sobre home office é um trabalho que precisa ser feito imediatamente. Não precisamos esperar outra crise ou determinações do estado para isso, até porque a Transformação Digital de uma empresa passa por preparar pessoas, sistemas, processos e tecnologias e isso não se faz da noite pra o dia.
Outra lição que aprendemos é sobre a importância de capacitar líderes que possam ir muito além de um estilo mais coercitivo, voltado apenas ao comanda-controla. É um estilo pobre de liderança, que não ajuda a promover engajamento e inovação em momentos como esse. Um bom líder se dedica a desenvolver e engajar seu time e em momentos de crise fica evidente o quanto ele tem seguidores e não apenas empregados.
Por fim, aprender com tudo o que estamos vivendo é essencial. Após esse momento, vale muito a pena que o DHO estimule os gestores a listarem as lições aprendidas e, até mesmo, promover alguns grupos focais com esse mesmo objetivo. Assim, a organização perceberá muitos pontos cegos e poderá acelerar seu processo de Transformação Digital que, independente de qualquer crise ou pandemia, é simplesmente inevitável.
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